Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden (hierna: “Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle diensten aangeboden door Volkal aan haar Klanten. De diensten van Volkal bestaan uit het beschikbaar stellen van een digitale AI-receptionist (“Assistent”) en bijbehorende software-infrastructuur waarmee bedrijven inkomende oproepen, berichten en klantinteracties kunnen afhandelen via kunstmatige intelligentie. Door gebruik te maken van de diensten van Volkal, verklaart de Klant zich akkoord met deze Voorwaarden.

info@volkal.nl
+31681670041

In deze Voorwaarden wordt verstaan onder:

• "Klant": het bedrijf dat een overeenkomst met Volkal sluit en de dienst gebruikt.
• "Assistent": de door Volkal geleverde AI-receptionist die namens de Klant communiceert met derden, inclusief de benodigde software en verbindingen.
• "Gebruiker": de persoon die contact heeft met een Assistent die Volkal namens de Klant beschikbaar stelt. Interacties tussen Gebruikers en de Assistent verlopen via Volkal’s systemen, maar vinden plaats binnen de context en verantwoordelijkheid van de Klant.

Volkal levert haar diensten met de grootst mogelijke zorg en streeft naar optimale betrouwbaarheid. Ondanks deze inspanning kunnen incidentele storingen of onderbrekingen optreden. Volkal biedt haar diensten daarom op een best-effort basis aan en behoudt zich het recht voor om onderdelen tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud of verbetering. Klanten behouden alle rechten op hun eigen gegevens en communicatie-inhoud; Volkal verkrijgt slechts een beperkte licentie om deze gegevens te verwerken ten behoeve van de uitvoering van de dienst.

Door de diensten van Volkal te gebruiken gaat de Klant akkoord met deze Voorwaarden. De diensten worden uitsluitend geleverd aan de Klant; Gebruikers vallen buiten deze overeenkomst.

• De Klant is verantwoordelijk voor alle interacties en uitingen van de Assistent richting Gebruikers.
• De Klant draagt er zorg voor dat de Assistent uitsluitend voor legale doeleinden wordt gebruikt en in overeenstemming is met toepasselijke wet- en regelgeving.
• Volkal behoudt zich het recht voor om de dienst tijdelijk of permanent te blokkeren bij misbruik, onrechtmatig gebruik of betalingsachterstand.

• De diensten van Volkal worden geleverd “zoals ze zijn” zonder enige impliciete of expliciete garantie. Volkal garandeert niet dat de Assistent foutloos functioneert of in alle gevallen correcte antwoorden geeft.
• Hoewel Volkal zich inspant voor maximale beschikbaarheid, kan incidentele downtime of technische storing niet volledig worden uitgesloten. In zulke gevallen kan Volkal niet aansprakelijk worden gesteld voor gemiste oproepen, verloren inkomsten of enige schade die daaruit voortvloeit.
• De totale aansprakelijkheid van Volkal jegens de Klant is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het incident aan Volkal heeft betaald.
• Volkal kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, winstderving, gemiste besparingen of gevolgschade.

• Volkal streeft naar hoge beschikbaarheid van de diensten, maar geeft geen uptime-garantie. In de praktijk mag rekening gehouden worden met een uptime van 99,93%+.
• Gepland onderhoud vindt bij voorkeur plaats tussen 02:00 en 04:00 uur (CET) en wordt vooraf aangekondigd.

• Alle intellectuele-eigendomsrechten met betrekking tot de diensten, waaronder de software, documentatie en modellen, berusten uitsluitend bij Volkal.
• De Klant verleent Volkal een niet-exclusieve, royalty-vrije licentie om content en gegevens die door of namens de Klant aan de dienst worden verstrekt te gebruiken voor het leveren en verbeteren van de diensten, mits deze gegevens worden geanonimiseerd of geaggregeerd zodat geen persoonsgegevens verwerkt worden buiten de opdracht van de Klant.
• Feedback of suggesties van de Klant mogen door Volkal vrij worden gebruikt ter verbetering van haar producten en diensten, zonder dat daar een vergoeding tegenover staat.

Op de verwerking van persoonsgegevens is de Privacyverklaring van toepassing. Volkal verwerkt gegevens van Gebruikers uitsluitend namens en in opdracht van de Klant. Geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens kunnen door Volkal worden gebruikt voor kwaliteitsverbetering en analyse van haar diensten, zonder dat hierbij persoonsgegevens worden verwerkt. Een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA) maakt deel uit van de samenwerking tussen Volkal en de Klant. De verwerking van persoonsgegevens door Volkal namens de Klant geschiedt conform de Standaard Verwerkersovereenkomst, welke integraal onderdeel uitmaakt van deze Voorwaarden.

• Facturatie vindt maandelijks plaats, doorgaans op de eerste dag van de maand. Vaste pakketkosten worden vooraf in rekening gebracht; buiten-bundelgebruik wordt achteraf verrekend tegen het op dat moment geldende tarief, zoals vermeld op de factuur of de website van Volkal.
• Facturen dienen direct na ontvangst te worden voldaan, uiterlijk binnen zeven (7) dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is Volkal gerechtigd de dienstverlening op te schorten, te beperken of te beëindigen.
• Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders aangegeven.

• De Klant kan de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand, tenzij anders overeengekomen.
• Volkal kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de Klant in strijd handelt met deze Voorwaarden, in verzuim is met betaling, of misbruik maakt van de diensten.
• Na beëindiging blijft de Klant verplicht openstaande bedragen te voldoen voor reeds geleverde diensten.

• Volkal treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en bedrijfsinformatie van Klanten te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang.
• Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen.

• Volkal is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming van verplichtingen indien dit het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder storingen bij telecommunicatie- of cloudproviders, stroomuitval, of wettelijke beperkingen.

• Volkal kan deze Voorwaarden eenzijdig wijzigen. Wijzigingen treden in werking dertig (30) dagen na bekendmaking.
• Indien de Klant de wijzigingen niet accepteert, heeft de Klant het recht de overeenkomst vóór de ingangsdatum van de wijzigingen schriftelijk op te zeggen.

Op deze Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Volkal gevestigd is.

Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2025