Privacyverklaring

Deze privacyverklaring (hierna: “Verklaring”) beschrijft hoe Volkal omgaat met persoonsgegevens van zowel haar Klanten (bedrijven die gebruikmaken van de diensten van Volkal) als van Gebruikers (personen die via de Assistent contact opnemen met een Klant). Volkal handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

info@volkal.nl
+31681670041

In deze Verklaring wordt verstaan onder:

• "Klant": het bedrijf dat een overeenkomst met Volkal sluit en de dienst gebruikt.
• "Assistent": de door Volkal geleverde AI-receptionist die namens de Klant communiceert met derden, inclusief de benodigde software en verbindingen.
• "Gebruiker": de persoon die contact heeft met een Assistent die Volkal namens de Klant beschikbaar stelt. Interacties tussen Gebruikers en de Assistent verlopen via Volkal’s systemen, maar vinden plaats binnen de context en verantwoordelijkheid van de Klant.

Volkal verwerkt persoonsgegevens van haar Klanten uitsluitend voor zover dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst, klantenondersteuning en facturatie.

• Verwerkte gegevens: naam en contactgegevens van de contactpersoon, bedrijfsnaam, factuuradres, betaalinformatie en accountgegevens.
• Doeleinden: uitvoering van de overeenkomst, facturatie, klantenservice, beveiliging en communicatie over updates of onderhoud.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichting (sub c AVG).
• Bewaartermijn: gegevens worden bewaard zolang de samenwerking actief is en maximaal zeven (7) jaar na beëindiging, conform de fiscale bewaarplicht.
• Delen met derden: gegevens worden uitsluitend gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst (zoals cloudproviders en betaalproviders). Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Wanneer een Gebruiker contact opneemt met een Klant via de Assistent, verwerkt Volkal bepaalde persoonsgegevens namens de Klant.

• Verwerkte gegevens: telefoonnummer, tijdstip en duur van gesprekken, eventuele opnames en transcripties (indien geactiveerd door de Klant) en informatie die de Gebruiker zelf verstrekt.
• Doeleinden: het technisch mogelijk maken van de communicatie tussen Gebruiker en Klant en het doorsturen van informatie naar de juiste medewerker van de Klant.
• Rechtsgrond: de verwerking vindt plaats namens de Klant, die verwerkingsverantwoordelijke is. Volkal handelt uitsluitend volgens diens instructie.
• Bewaartermijn: Volkal bewaart gegevens zolang de Klant deze nodig acht voor zijn doeleinden of totdat de samenwerking wordt beëindigd.
• Delen met derden: persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door subverwerkers (zoals Google Cloud of Telnyx) die door Volkal zijn ingeschakeld. Deze partijen handelen uitsluitend in opdracht van Volkal en zijn contractueel gebonden aan passende beveiligingsmaatregelen.

Volkal neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Gegevens worden beveiligd opgeslagen en alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot klantomgevingen.

Iedere betrokkene heeft het recht om zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, alsmede het recht op beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Verzoeken kunnen worden ingediend via info@volkal.nl. Indien de verwerking plaatsvindt namens een Klant, zal Volkal dergelijke verzoeken in overleg met de betreffende Klant afhandelen.

Indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens onjuist worden verwerkt, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Op de verwerking van persoonsgegevens door Volkal namens haar Klanten is de Standaard Verwerkersovereenkomst van toepassing.

Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2025